Slider

Velkommen til Ant Text 

popup

 
 
 

1.0 Introduktion 


Med “Ant Text” kan du hurtigt og nemt skrive indbydende og attraktive e-mails, med dit eget design, layout, billeder og vedhæftede filer, baseret på dine egne skabeloner, på kun få sekunder.

 

Når du har lavet dine egne skabeloner, kan du også dele dem med andre i din virksomhed, og herved sikre en ensartet og konsistent kommunikation med jeres kunder og samarbejdspartnere, samt optimere virksomhedens brand.

 

Ant Text” er en ny måde at skrive e-mails på, så brug venligst nogle få minutter på at læse denne vejledning, for at forstå hvordan ”Ant Text” virker. Det vil helt sikkert være tiden værd.

 

2.0 Installation 


Man kan installere “Ant Text” tilføjelsesprogrammet til Outlook på en mailkonto på en Exchange Server, ved at benytte Outlook desktop klienten, Outlook Web App (OWA) klienten, eller OWA på tablets eller telefoner. For at kunne bruge ”Ant Text”, er det nødvendigt at din mailkonto er knyttet til en Exchange Server 2013+, hvilket ikke burde være noget problem hvis du bruger Office 365.

 

2.1 Installering af Ant Text via Office Store

 

Der er forskellige måder man kan installere “Ant Text” på via Office Store, afhængigt af hvilken klient du benytter..

 

2.1.1 Outlook Desktop version 

 

I Outlook Desktop versionen skal du klikke på ikonet i værktøjs linjen som hedder “StoreIcon-OfficeStore , søg efter “Ant Text” og aktiver/installer ”Ant Text”.

 

2.1.2 Outlook Online version

 

I online versionen af Outlook, skal du klikke på indstillings ikonet Icon-Gear i det øverste højre hjørne, og vælge ”Administrer integrationer”. Herfra kan du søge efter ”Ant Text” og aktivere/installere tilføjelsesprogrammet.

 

2.2 Installer Ant Text manuelt

 

Hvis du er en administrator, eller ønsker at installere “Ant Text” manuelt, kan du gøre det på en af følgende måder.

 

2.2.1 Outlook Desktop version 

 

I den lokalt installerede version af Outlook, vælger du menupunktet “Filer”, hvorefter du vælger “Administrer tilføjelsesprogrammer”.

 

1

 

Et nyt vindue vil åbne sig, og her skal du klikke på “+” ikonet, og derefter vælge “Tilføj fra en URL-adresse”.

 

2

 

Nu vil et panel glide ind fra højre og I feltet “URL-adresse” skal du skrive: “https://owa.anttext.com/manifest.xml” og trykke på “Næste”. Du vil nu komme til næste side i installations processen, hvor du vil blive bedt om at bekræfte at du gerne vil installere “Ant Text”. Tryk på “Installer”, og derefter “OK” I det sidste trin af installationen.

 

3

 

Nu skulle “Ant Text” gerne være I listen over dine tilføjelsesprogrammer. Sørg for at “Ant Text” er “Slået til”, og du er nu klar til at bruge “Ant Text”.

 

2.2.2 Outlook Online version 

 

Start med at logge ind til din online Office 365 konto.

 

Herfra klikker du på de 9 prikker Icon-Dots  I det øverste venstre hjørne af din browser. I den menu som fremkommer skal du klikke på ikonet som hedder “Administrator”  Icon-Admin  og i den nye menu som fremkommer til venstre skal du vælge “Administrator” og under den “Exchange”.

 

Nu skulle du gerne være kommet til et skærmbillede som hedder “Exchange Administration”. Under overskriften “Organisation”, er der et link som hedder “Tilføjelsesprogrammer” – Klik på dette link og dette skærmbillede vil blive vist:

 

4

 

Her skal du så klikke på “+” ikonet, og vælge menupunktet “Tilføj fra URL-adresse”. Et nyt vindue vil nu blive vist, og i feltet “URL” skal du indtaste: “https://owa.anttext.com/manifest.xml” og derefter klikke på “installer”.

 

5

 

Nu vil “Ant Text” være vist I listen over dine tilføjelsesprogrammer, men læg mærke til at “Ant Text” vil være “Deaktiveret” som standard.

Dette bliver vi nød til at ændre ved at klikke på6 redigerings blyanten, og vælge ”Obligatorisk, altid aktiveret. Brugerne kan ikke deaktivere dette tilføjelsesprogram.

Nu skulle “Ant Text” gerne være installeret.

 

3.0 Hvordan startes Ant Text 


Tilføjelsesprogrammet “Ant Text” kan aktiveres fra forskellige steder, afhængigt af hvilket klient program du benytter.

 

3.1 Outlook Desktop version 

 

I Outlook Desktop versionen, skal du vælge ”Ny mail” fra værktøjslinjen, og i den nye tomme e-mail som fremkommer, skal du klikke på ikonet ”Ant Text”, i den øverste højre del af skærmbilledet.

 

7

 

Når du klikker på ikonet “Ant Text” vil tilføjelsesprogrammet bliver vist i et panel til højre i skærmbilledet. Når du ikke skriver en ny e-mail, vil ikonet blive vist på det samme sted. Hvordan du bruger selve ”Ant Text” vil blive forklaret senere i denne vejledning.

 

3.2 Outlook Online version 

 

Når du opretter en ny e-mail i online versionen af Outlook (OWA), kan du finde ”Ant Text” ikonet i bunden til højre af skærmbilledet, som illustreret her:

 

8

 

Men hvis du læser en e-mail, er “Ant Text” ikonet I det øverste højre hjørne af e-mailen, som her:

 

9

 

Uanset hvorfra “Ant Text” bliver startet, vil ”Ant Text” blive vist, og hvordan man så bruger ”Ant Text” vil blive forklaret i de følgende afsnit.

 

4.0 Hvordan bruger man Ant Text 


Når du starter “Ant Text” for første gang, vil et panel som dette blive vist til højre I skærmbilledet.

 

10

 

Dette “Standard billede” er kun et eksempel, da dette vil variere alt efter dine indstillinger, og om nogen har delt deres “Ant Text” skabeloner med dig eller ej. I de fleste tilfælde vil du kun se de ”demo skabeloner” som er i ”Ant Text” til at starte med, men mere om dette senere.

Princippet er dog det same. De lysegrå knapper under menuen med ”fremad” ikonet Icon-Forward som f.eks. ”Invitationer” er skabelon mapper, som kan indeholde flere skabelonmapper eller skabeloner. Når du klikker på en af disse mapper, vil indholdet af denne mappe blive vist.

De hvide knapper med Icon-Mail ikonet er ”Ant Text” skabelonerne selv, og når du klikker på en af disse vil indholdet af din ”Ant Text” skabelon, blive indsat i den e-mail som du er i gang med at skrive.

Prøv at skrive en ny e-mail, start ”Ant Text”, og klik på de forskellige knapper. Så kan du ved selvsyn se hvor let det er at indsætte en komplet skabelon, med dit eget design, layout, billeder og vedhæftede filer, ind i din e-mail. Uanset om det er en ny e-mail, et svar på en e-mail, eller en videre sendelse af en e-mail.

Det kunne f.eks. se ud som dette.

 

11

 

Men husk at demo skabelonerne I “Ant Text” kun er til inspiration, og du at du bliver nød til at oprette dine egne skabeloner, som passer til dine behov.

Du er naturligvis velkommen til at benytte disse skabeloner som udgangspunkt for dine egne skabeloner, og vi kan også henvise dig til vores grafiske samarbejdspartnere, hvis du er interesseret i dette.

 

5.0 Opret dine egne skabeloner 


Nu hvor du har prøvet at indsætte din første “Ant Text” skabelon, er det tid til at oprette dine egne skabeloner.

 

5.1 Giv samtykke til Ant Text

Før du kan oprette dine egne skabeloner, bliver du nød til at give samtykke til at ”Ant Text” har muligheden for at ”snakke sammen” med din Office 365 konto. Dette gør vi ved at vælge en e-mail i din indbakke og starte ”Ant Text”. Herefter vælger du menuen ”Indstillinger”, efterfulgt af menupunktet ”Indstillinger”, som vist her:

 

\12

Under overskriften “Login til Office 365”, skal du klikke på knappen ”Login til Office 365”, og der vil hermed fremkomme et nyt vindue, hvori du kan give dit samtykke til at ”Ant Text” har tilladelse til at snakke sammen med din eOffice 365 konto.

 

5.2 Opret en Ant Text skabelon mappe

Nu hvor forbindelsen er valideret, vælger du menupunktet “Ant Texts”, under menuen “Indstillinger”.

Her kan du enten vælge at oprette en “ny mappe” eller en “ny skabelon”. Men for at illustrere hvordan du kan opbygge dit eget strukturerede hierarki af skabeloner, starter vi med at oprette en ny mappe, som her vist:

 

13

Når du klikker på “Opret ny mappe”, vil du se at der i Outlooks venstre menu vil være oprettet en ny mappe som hedder ”Ant Texts”, og at denne mappe indeholder endnu en mappe med navnet ”Min Første mappe”.

 

14

 

Når du klikker på “Opret ny mappe”, vil du se at der i Outlooks venstre menu vil være oprettet en ny mappe som hedder ”Ant Texts”, og at denne mappe indeholder endnu en mappe med navnet ”Min Første mappe”.

 

5.3 Opret din egen Ant Text skabelon 

 

Når “Ant Texts” mappen er synlig i Outlooks menu, skal du vælge “Min Første Mappe” i menuen, og derefter e-mailen/skabelonen ”Slet ikke denne skabelon” som ligger i denne mappe. Herfra kan du aktivere ”Ant Text” igen, og oprette en ny skabelon ved at vælge ”Indstillinger” – ”Ant Texts”, som her vist:

 

15

 

Klik på knappen “Opret ny skabelon” og “Min Første Skabelon”, vil blive indsat I mappen.

 

16

 

Du kan nu ændre denne skabelon lige så meget som du vil. Du kan indsætte din egen tekst, med dit eget layout, billeder, og tilmed også vedhæfte filer til skabelonen.

Men det er meget vigtigt at du ikke sender e-mailen herfra!

Dette skyldes at din skabelon er gemt som en kladde på din Exchange Server, så hvis du sender den herfra, vil kladden forsvinde.

 

5.4 Send din Ant Text skabelon 

 

Det du I stedet skal gøre er at klikke på “Ny mail”, og så aktivere ”Ant Text”. Herefter skal du trykke på knappen ”Ant Texts” – ”Min Første Mappe” og derefter ”Min Første Skabelon”.

 

Nu vil din skabelon blive indsat, og kunne f.eks. se ud som denne e-mail:

 

17

 

 

Nu kan du benytte din egen flotte skabelon igen og igen, uden at skulle finde, klippe, kopiere og klistre indholdet fra tidligere e-mails, og uden at bekymre dig om at de evt. vedhæftede filer er de korrekte.

 

 

5.5 Opret dine Ant Text skabeloner manuelt 

 

Det er vigtigt at den første mappe eller skabelon bliver oprettet igennem “Ant Text”, så ”Ant Text” får oprettet mappen som hedder ”Ant Texts”. Når dette er sket kan du sagtens selv oprette nye skabelon mapper under ”Ant Texts”, ved at højre klikke på mappen, og vælge ”Opret ny mappe”.

 

Du kan også oprette nye skabeloner, ved at oprette en ny e-mail, og gemme den som en kladde. Din kladde vil da bliver gemt i Outlook mappen som hedder ”Kladder”.

 

Fra “Kladde” mappen, kan du så trække din skabelon ind i din “Ant Text” skabelon mappe, og den vil blive vist i din ”Ant Text” menu.

 

18

 

5.6 Navne som vises i Ant Text menuen 

 

I mange tilfælde er det en fordel  at ens emnefelt i din ”Ant Text” skabelon er forskellige fra det som bliver vist i din ”Hjem” menu i ”Ant Text”.

 

Emne feltet som vil blive indsat i din e-mail, vil naturligvis være det samme som det du har skrevet i emnefeltet i din ”Ant Text” skabelon, men navnet som vil blive vist i din ”Hjem” menu, kan du ændre for både mapper og skabeloner..

 

Du kan gøre dette ved – I dette eksempel – at vælge skabelonen “Min Første Skabelon”, i ”Min Første Mappe” mappen.

 

19

 

 

Så skal du starte “Ant Text”, og derefter klikke på menuen “Indstillinger”, og vælge “Ant Texts” menupunktet.

 

På dette billede er “Mapper” og “Skabeloner” vist ved siden af hinanden, for ikke at fylde for meget.

 

20

 

Læg mærke til at vi her har valgt “Rediger” fanebladet, for både “Mapper” og “Skabeloner”. Teksten du indtaster i feltet ”Navn”, er den tekst som vil blive vist under ”Hjem” menuen i ”Ant Text”.

 

Du kan ændre navnene og klikke på henholdsvis “Opdater mappe” eller ”Opdater skabelon”, hvorved dine ændringer vil slå igennem.

 

Du har måske også bemærket indstillingerne ”Vis denne mappe” og ”Vis denne skabelon”. Hvis de er sat til ”Nej”, vil den pågældende mappe eller skabelon, ikke blive vist under ”Hjem” menuen i ”Ant Text”.

 

6.0 Del dine Ant Texts med andre


Hvis du arbejder i en virksomhed eller en anden form for organisation, kan det ofte være en fordel at dele dine ”Ant Text” skabeloner med dine kollegaer, så i kan sørge for at al kommunikation med omverdenen er ensartet.

 

Derfor giver ”Ant Text” dig mulighed for at du kan dele dine ”Ant Text” skabeloner med andre.

 

Du kan dele din “Ant Text” mappe, ved at vælge den mappe som du ønsker at dele i din ”Ant Text” struktur – starte ”Ant Text” – og vælge menuen ”Indstillinger”, efterfulgt af menupunktet ”Del mappe”.

 

Under en kort forklaring vil ”Ant Text” nu se således ud::

 

21

 

Her kan du se den valgte mappe, og at den ikke er delt med nogen endnu.

 

Du kan dele den valgte mappe, ved at indtaste e-mail adressen på den person som du ønsker at dele mappen med, og klikke på knappen “Del mappe”.

 

22

 

I dette eksempel har vi nu delt mappen “Min Første Mappe” med sales@anttext.com og denne mappe vil med det samme være delt med brugeren af sales@anttext.com hvis ”Ant Text” er installeret for denne e-mailadresse. Hvis ”Ant Text” ikke er installeret for denne e-mailadresse, vil der blive sendt en e-mail til adressen, som informerer om at du gerne vil dele dine ”Ant Text” skabeloner, sammen med en installations vejledning for ”Ant Text”.

 

Det er vigtigt at bemærke at den person som du deler dine “Ant Text” skabeloner med, vil kunne benytte alle de skabeloner i den mappe, og evt. undermapper, som du har delt med vedkommende, med mindre de er markeret som ”Vis ikke denne mappe”, men vedkommende vil ikke være i stand til at kunne ændre i dine oprindelige skabeloner.

 

Hvis du ikke længere ønsker at dele en mappe med en person, kan du under overskriften ”Denne mappe er delt med”, finde vedkommende og klikke på luk ikonet Icon-Close ved siden af personen. Når du klikker på dette ikon, vil mappen ikke længere være delt med vedkommende.

 

7.0 Mapper og skabeloner delt med dig 


I mange tilfælde vil det ikke være nødvendigt for dig at oprette og administrere dine egne skabeloner, da disse kan være delt med dig af din marketing, salgs, service eller IT afdeling. Hvis dette er tilfældet, er alt hvad du behøver at gøre, bare at gå i gang med at bruge de skabeloner som der er delt med dig.

 

Men alligevel kan det nogen gange være rart at skjule nogle af de “Ant Text” skabelon mapper som er blevet delt med dig.

 

Dette kan du gøre ved at vælge menuen “Indstillinger” i “Ant Text”, og derefter vælge menupunktet “Del mappe”. På denne side vælger du så fanebladet ”Delt med mig”, hvorunder du kan se de mapper som er delt med dig, hvilket f.eks. kunne se således ud:

 

23

 

Her kan du se navnet på “Ant Text” skabelon mappen, samt hvem det er, der har delt mappen med dig.

 

Hvis du ønsker at fjerne en “Ant Text” skabelon mappe permanent fra din “Hjem” menu, kan du klikke på luk ikonet Icon-Close ved siden af den mappe, som du ønsker at fjerne forbindelsen til. Du kan naturligvis senere bede den person som har delt mappen med dig, om at gøre dette igen, hvis det skulle være nødvendigt.

 

Du kan også skifte indstillingen ”Vis denne mappe”, for hver mappe som er delt med dig. Hvis denne indstilling er sat til ”Ja” vil mappen blive vist under din ”Hjem” menu. Hvis indstillingen er sat til ”Nej”, vil mappen ikke blive vist, men du vil stadig selv kunne sætte den til ”Ja” igen, og derved få mappen vist når du har brug for det.

 

8.0 Indstillinger 


Der er nogle enkelte indstillinger i “Ant Text”, som du bør kende til.

 

Du kan se disse hvis du vælger ”Indstillinger” i ”Ant Text” menuen, og derefter menupunktet ”Indstillinger”.

 

8.1 Generelle indstillinger 

 

De “Generelle indstillinger” ser således ud:

 

24

 

Her kan du vælge om du ønsker at have “Ant Text demo data” vist eller ej, og det samme med ”Ant Text vejledningen”.

 

Hvis du er en ny bruger af “Ant Text” anbefaler vi at du lader begge indstillinger være sat til ”Ja”, men så snart du har fået en fornemmelse for hvordan ”Ant Text” virker, bør du sætte dem til ”Nej”. Du kan selvfølgelig altid sætte begge indstillinger tilbage til ”Ja” hvis du skulle have behov for det.

 

Hvis du vælger at skjule “Ant Text demo data”, vil “Demo data” knappen blive fjernet fra din “Hjem” menu i “Ant Text”. Dette er specielt anvendeligt, hvis du kun benytter din egen skabelon mappe, eller en skabelon mappe delt med dig, da din ”Hjem” menu, derved vil starte direkte i roden af denne mappe.

 

Hvis du vælger at sætte “Vis Ant Text vejledning” til “Nej”, vil menupunktet “Vejledning” ikke længere blive vist, og desuden vil en del af de forklarende tekster på de forskellige skærmbilleder også blive skjult. Når du har forstået hvordan ”Ant Text” fungerer, anbefaler vi at du sætter denne indstilling til ”Nej”, da dette vil ”frigøre plads” så du kan fokusere på dit arbejde.

 

8.2 Samtykke til Ant Text

 

Hvis du ønsker at oprette dine egne “Ant Text” skabeloner, og måske endda dele dem med andre, bliver du nød til at give samtykke til at ”Ant Text” kan ”snakke sammen” med din Office 365 konto.

 

25

Dette gør du ved at klikke på knappen ”Login til Office 365”, og derefter give dit samtykke i de følgende skærmbilleder.

 

9.0 Registrer din licens


Ant Text” kan afprøves gratis i 14 dage. Efter de 14 dage kan du stadig bruge ”Ant Text”, men du bliver nød til at have en licens til ”Ant Text”, hvis du gerne vil undgå irriterende forsinkelser når du indsætter dine ”Ant Text” skabeloner.

 

Du kan købe en licens til “Ant Text” direkte fra de forsinkelses skærmbilleder som bliver vist når prøveperioden er udløbet, eller du kan gøre det ved at besøge http://www.anttext.com

 

Når du har fået en licens nøgle, kan du registrere denne ved at vælge ”Indstillinger” i menuen, og derefter menupunktet ”Registrering”.

 

27

 

Her kan du indtaste din licens nøgle, og vælge hvilken licens type som du ønsker at registrere.

 

Det er vigtigt at bemærke at en licens nøgle kan indeholde flere brugere, og at kun brugere med en ”Business” licens, vil være i stand til at dele ”Ant Text” skabelon mapper, samt tildele licenser, til andre.

 

Når du har indtastet din licens nøgle, skal du klikke på “Registrer licens”, og så skulle din licens være registreret.

 

10.0 Tildel licens til andre


For at gøre “Ant Text” nemmere for visse virksomheder at administrere, kan du tildele en licens til andre personer.

 

Igen kan du gøre dette ved at vælge “Indstillinger” i “Ant Text” menuen, efterfulgt af menupunktet ”Registrering”, men denne gang skal du vælge fanebladet ”Brugere”.

 

28

 

Her kan du se at denne licens nøgle indeholder 10 business brugere, hvoraf der er 2 i brug og 8 som stadig er ledige.

 

Hvis du ønsker at tildele en licens til en ny bruger, er alt hvad du skal gøre, at indtaste e-mail adressen på den pågældende bruger, og derefter trykke på knappen ”Tildel licens”.

 

Hvis brugeren allerede har ”Ant Text” installeret, men ikke har registreret en licens endnu, vil licensen automatisk blive registreret for denne bruger.

 

Hvis brugeren derimod ikke har ”Ant Text” installeret, vil en e-mail blive sendt til brugeren som indeholder information om at du ønsker at tildele en licens til ”Ant Text” til denne bruger, sammen med en installations vejledning for ”Ant Text”.

 

10.1 Fjern en bruger fra licensen

 

Hvis en bruger ikke længere er ansat i din virksomhed, skifter e-mail adresse eller andet, kan du nogle gange have brug for at fjerne en licens fra vedkommende.

 

Dette kan du gøre under overskriften ”Brugere af licensen”.

 

Du kan fjerne en licens fra en bruger ved, under overskriften ”Brugere af licensen”, at klikke på Icon-Close ikonet udfor den bruger som du ønsker at fjerne licensen for.

 

11.0 Om Ant Text, Spørgsmål, Hjælp & Support


Under menuen ”Indstillinger” – ”Om Ant Text”, kan du se vores kontakt oplysninger for support og salg, ved siden af vores adresse information.

 

Du kan også herfra bestille et gratis online møde (via Skype eller TeamViewer) hvor vi naturligvis vil være glade for at demonstrere ”Ant Text” for dig, samt at besvare de spørgsmål som du evt. måtte have.

 

Ligeledes kan du herfra finde et link til vores ”Ant Text” LinkedIn gruppe, samt et link til vores online ”Ant Text” video vejledninger på YouTube.

 

Tøv ikke med at kontakte os med de spørgsmål, ideer eller kommentarer som du matte have til Ant Text. Vi vil meget gerne høre fra dig og hjælpe dig med at komme i gang.

 

Vi håber oprigtigt at du vil få glæde af at benytte “Ant Text” i din hverdag, og at du vil opleve hvor megen tid du sparer ved at benytte ”Ant Text”.

 

popup