Slider

Hvis du anvender Billy som økonomisystem, kan du med fordel integrere Billy med Ant Text.

Der er flere fordele ved denne integration:

  1. Du kan afsende en eller flere fakturaer og kreditnotaer etc. fra din egen e-mail adresse via Microsoft Outlook, således at dine kunder kan svare tilbage på din egen e-mail adresse.
  2. Hold selv styr på alle dokumenter, som er sendt i din egen Microsoft Outlook postkasse.
  3. Du kan automatisk anvende Ant Text skabeloner og tilknytte vedhæftede filer, ved afsendelse af fakturaer og kreditnotaer etc.
  4. Du kan søge i både fakturaer og kreditnotaer etc. på en og samme gang, og derved få et bedre overblik.

Forudsætninger

Før at du kan gå i gang med Ant Text Billy app skal du følge 2 trin:

Hvordan virker Ant Text Billy app?

Nu da opsætningen af Ant Text Billy app er fuldført, vil din Outlook som udgangspunkt se således ud, når du har klikket på "Vis menu" og "Billy":

I dette eksempel kan du se 3 ikke sendte fakturaer.

Du kan vælge imellem dine dokument typer ved at trykke på fanebladende "Fakturaer" og "Kreditnotaer" og ved f.eks. at trykke på overskriften "Ikke sendte fakturaer" som er markeret med en orange streg.

Du kan også søge i alle dine dokumenter ved at benytte "Søg efter" feltet

Her kan du så vælge de dokumenter som du ønsker at sende, og ved at klikke på "Send valgte dokumenter" i menubaren til venstre vil de valgte dokumenter blive sendt.

Men før du begynder at sende dine dokumenter, skal vi lige have indstillingerne på plads.

 

Skabeloner og indstillinger

Klik på "Skabeloner og indstillinger" nederst til venstre. Det kan være at menupunktet er skjult, men så klik på den lille pil illustreret nedenfor til højre, og du vil kunne vælge menupunktet.

  1. Når du vælger "Skabeloner og indstillinger" kommer dette skærmbillede frem:

    1. Her kan du så vælge dine Ant Text skabeloner for hver dokumenttype.
    2. Du kan også angive hvor mange dokumenter som du ønsker skal vises af gangen.
    3. Og til sidst kan du vælge om valgte dokumenter skal afsendes automatisk, eller om du selv ønsker at kigge dem igennem før du trykker på "Send" knappen.

Hvis du vælger at de valgte dokumenter skal afsendes automatisk, skal du være opmærksom på at hvis din Ant Text skabelon indeholder flettefelter som ikke kan erstattes af en værdi fra Billy, så vil dokumentet ikke automatisk blive afsendt.

Du kan læse mere om de flettefelter som du kan benytte under Hemmelige tips.

Når du har angivet indstillingerne kan du vælge de dokumenter som du ønsker at sende, og ved tryk på knappen "Send valgte dokumenter", vil dine dokumenter blive sendt.

I dette eksempel har vi valgt at sende en "Ikke sendt faktura" med Ant Text skabelon "b"

Din nye e-mail kan nu blive sendt til din kunde med dit firma som afsender, og kan altid ses i din "Sendt post" mappe i Outlook.

 

Automatisk behandling af dine dokumenter

Ant Text afsender ikke bare dine dokumenter, den behandler dem også, så de passer ind i dine arbejdsrutiner.

Dette forgår på følgende måde:

  1. Når du sender en faktura, vil fakturaen automatisk blive markeret som sendt i Billy.
  2. Når du sender en kreditnota, vil kreditnotaen automatisk blive markeret som sendt i Billy.

Du kan altid genfinde sendte fakturaer og kreditnotaer og sende dem igen, under de respektive sektioner.

Ant Text hjælper dig også med at holde styr på hvornår du har sendt e-mailen fra din Outlook.

 

God fornøjelse!

Vi håber at du får glæde af vores Ant Text Billy app, og hvis du har nogle spørgsmål, ideer, ris eller ros, er du meget velkommen til at kontakt os på support@anttext.com